Forretningsorden

for Bestyrelsen i Udvikling Nord

§ 1. Præambel og Lovhjemmel

§ 1.1. Formålet med nærværende forretningsorden er at strukturere bestyrelsens arbejde med henblik på at styrke Udvikling Nord fremover. Det er således tænkt, at forretningsordenen skal være et dynamisk arbejdsredskab, der i nødvendigt omfang må tilpasses de aktuelle forhold. Om-vendt er det også tanken, at nærværende forretningsorden skal være med til at strukturere og fastholde udviklingen i Udvikling Nord, således at en gang trufne beslutninger fastholdes og gennemføres.

§ 1.2. Nærværende forretningsorden oprettes i.h.t. vedtægternes § 9.

§ 1.3. Et ajourført originalt eksemplar underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer samt revisor skal stedse forefindes i foreningens bestyrelsesprotokol.

§ 2. Udvikling Nords virksomhed

§ 2.1. Indtil anden beslutning træffes af generalforsamlingen, skal direktør og bestyrelse arbejde for at opfylde foreningens formål, der – i.h.t. vedtægterne – er følgende:

”Foreningens formål er at fremme rammebetingelserne for erhvervslivet i Nordsjælland med særlig fokus på de geografiske områder, hvor foreningens medlemmer driver erhverv. Dette formål skal søges fremmet via en konstruktiv dialog med Helsingør Kommune samt øvrige erhvervsforeninger i kommunen”.

§ 3. Bestyrelsens konstituering

§ 3.1. Umiddelbart efter hvert års ordinære generalforsamling træder bestyrelsen sammen for at konstituere sig i overensstemmelse med vedtægterne og/eller lovgivningen.

§ 4. Bestyrelsesmødernes afholdelse

§ 4.1. Bestyrelsen afholder møde, når formanden skønner det fornødent, samt når det begæres af et bestyrelsesmedlem eller af selskabets revisor.

§ 4.2. Der afholdes mindst 4 bestyrelsesmøder om året. Så vidt muligt placeres disse på faste mødedage hver 3. måned.

§ 4.3. Såfremt tidspunktet for næste bestyrelsesmøde ikke aftales ved afslutningen af et afholdt bestyrelsesmøde, da påhviler det formanden at indkalde til bestyrelsesmøde med 14 dages varsel.

§ 4.4. Sammen med indkaldelsen skal følge en dagsorden samt evt. bilagsmateriale.

§ 4.5. Er bestyrelsesmøde aftalt ved seneste bestyrelsesmøde fremsender formanden senest 8 dage før mødet en eventuel dagsorden med evt. bilagsmateriale til bestyrelsesmedlemmerne.

§ 5. Bestyrelsens arbejde

§ 5.1. Bestyrelsen forestår ledelsen af foreningens anliggender og skal sørge for forsvarlig organisation af foreningens virksomhed.

§ 5.2. Bestyrelsen påser, at foreningen ledes på en forsvarlig måde og i overensstemmelse med lovgivningen, foreningens vedtægter, målsætning og politik.

§ 5.3. Bestyrelsen skal også påse, at bogføringen og formueforvaltningen føres og kontrolleres på en tilfredsstillende måde, og at lovgivning af betydning for foreningen iagttages.

§ 5.4. Bestyrelsen kan fordre sig meddelt alle til opfyldelse af dens opgaver fornødne oplysninger, herunder foretage eftersyn af foreningens bøger og konstatering af aktivernes tilstedeværelse.

§ 5.5. Bestyrelsen og enkelte bestyrelsesmedlemmer kan fordre, at foreningens revisor er behjælpelig hermed.

§ 5.6. Bestyrelsen tilrettelægger det materiale og den form, hvorunder regnskabsmaterialet skal forelægges på bestyrelsesmøderne.

§ 5.7. Bestyrelsen kontrollerer, at foreningen er forsvarligt forsikret og gennemgår mindst hvert år foreningens forsikringsportefølje.

§ 6. Bestyrelsesmødernes placering

§ 6.1. Som udgangspunkt afholdes bestyrelsens møder på foreningens sekretariats adresse, med mindre andet aftales.

§ 7. Bestyrelsesmødernes dagsorden

§ 7.1. På hvert bestyrelsesmøde skal dagsordenen mindst indeholde følgende punkter:

1) Opfølgning på seneste bestyrelsesprotokollat og trufne beslutninger.

2) Formandens redegørelse for eventuelle beslutninger truffet siden seneste bestyrelsesmøde.

3) Økonomisk redegørelse, herunder gennemgang af kvartalsregnskaber og månedsbalancer, udfærdiget siden sidste bestyrelsesmøde.

4) Eventuelt.

§ 7.2. Forslag til dagsordenspunkter skal tilsendes formanden pr. e-mail senest 10 dage før næste bestyrelsesmøde. Formanden kan dog med samtykke fra næstformanden se bort fra afvigelse af ovennævnte frist og optage et punkt på dagsordenen.

§ 8. Bestyrelsens beslutningsdygtighed

§ 8.1. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer, herunder formanden eller næstformanden er til stede og deltager i afstemningen.

§ 8.2. Beslutninger træffes ved simpelt relativt flertal, det vil sige, at det forslag, som har fået flere stemmer end ethvert andet forslag, er vedtaget. Står stemmerne lige, er formandens stemme udslagsgivende.

§ 8.3. Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til at underrette hinanden om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af habilitet.

§ 8.4. I særlige tilfælde kan bestyrelsen lade enkelte særskilte spørgsmål afgøre af enkelte bestyrelsesmedlemmer eller af en eller flere delegerede af bestyrelsen.

§ 8.5. I særlige tilfælde kan formanden disponere på bestyrelsens vegne, når sagen ikke uden risiko har kunnet opsættes.

§ 8.6. De løbende forretningsforhold, der ikke kræver den samlede bestyrelses behandling, overlades til formanden eller en eventuelt ansat direktør.

§ 9. Bestyrelsesprotokollen

§ 9.1. Formanden er ansvarlig for, at der føres en forhandlingsprotokol, som er autoriseret af bestyrelsen, over bestyrelsens forhandlinger, beslutninger og valg.

§ 9.2. Forhandlingsprotokollen underskrives efter hver indførsel heri af bestyrelsesformanden.

§ 9.3. Ethvert medlem har adgang til at tage afskrift af protokollen.

§ 9.4. Føres protokollen efter et løsbladsystem, forsynes hver side med formandens initialer, eller den sikres på anden betryggende måde mod indstikninger eller andre forfalskninger.

§ 9.5. Referat af bestyrelsesmøderne udsendes snarest efter hvert bestyrelsesmøde til samtlige bestyrelsesmedlemmer med anmodning om fremsendelse af evt. kommentarer til bestyrelsesformanden inden 8 dage. Såfremt der ikke fremkommer kommentarer til referatet inden denne frist, betragtes referatet som godkendt.

§ 9.6. Af forhandlingsprotokollen skal fremgå:

1) Tid og sted for møde
2) Mødedeltagere
3) Mødeleder
4) Dagsorden, samt hvad der for hver enkelt punkt er blevet besluttet med angivelse af de væsentligste betragtninger i forbindelse med beslutningen (beslutningsreferat). Ved hver mindretalstilkendegivelse skal denne udførligt refereres.
5) Hvem der har ført protokollen.

§ 9.7. Formanden er ansvarlig for følgende protokoller m.v. eksisterer og ajourføres:

1. Generalforsamlingsprotokol
2. Revisionsprotokol
3. Medlemsfortegnelse
4. Forretningsorden

§ 10. Bestyrelsesmødernes ledelse

§ 10.1. Bestyrelsesformanden leder bestyrelsesmøderne.

§ 11. Bestyrelsesformandens orienteringspligt til den øvrige bestyrelse

§ 11.1. Formanden drager endvidere omsorg for mellem bestyrelsesmøderne løbende at orientere bestyrelsesmedlemmerne om forhold af væsentlig betydning for foreningen.

§ 11.2. Formandens løbende orientering ved fremsendelsen af materiale til bestyrelsesmedlemmerne påregnes nøje gennemgået af disse, således at indholdet af dette løbende materiale kan forudsættes bekendt på bestyrelsesmøderne.

§ 12. Bestyrelsesformandens forfald

§ 12.1. For det tilfælde at bestyrelsesformanden har forfald, tiltræder næstformanden som formand og overtager formandens funktioner, indtil formanden igen kan varetage sine pligter. I tilfælde af næstformandens samtidige forfald tiltræder et andet af flertallet af bestyrelsen valgt medlem som formand.

§ 13. Bestyrelsens tavshedspligt

§ 13.1. Samtlige oplysninger og dokumentationsmateriale, som bestyrelsen modtager fra foreningen, er fortroligt, og hver enkelt bestyrelsesmedlem er derfor også ansvarlig for, at dette materiale ikke kommer udenforstående i hænde, eller at dets indhold drøftes uden for bestyrelsens kreds.

§ 13.2. Udtræder et bestyrelsesmedlem af bestyrelsen, skal han til bestyrelsesformanden tilbagelevere alt det udleverede materiale, som han har modtaget i sin egenskab af bestyrelsesmedlem samt evt. genparter, kopi etc. af samme, ligesom han stedlig skal iagttage sin tavshedspligt.

§ 13.3. Afgår et bestyrelsesmedlem ved døden, påhviler denne tilbageleveringspligt hans dødsbo.

§14. Udgår

.

§ 15. Ansættelse af direktør

§ 15.1. Bestyrelsen kan antage en direktør til at varetage foreningens daglige ledelse.

§ 16. Regnskab og budget

§ 16.1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

§ 16.2. Budget for det kommende regnskabsår skal være udarbejdet senest 1 måned før ordinær generalforsamling, på hvilken generalforsamlingsbudgettet skal godkendes.

§ 16.3. Budgettet udarbejdes af kasseren til forelæggelse for og godkendelse i bestyrelsen.

§ 17. Regnskabsgranskning

§ 17.1. Bestyrelsen gennemgår nøje det udarbejdede udkast til årsrapport og påser herunder, at dette under omhyggelig hensyntagen til tilstedeværende værdier og forpligtelser samt under foretagelse af nødvendige driftsøkonomiske afskrivninger opgøres, således som ordentligt og forsigtigt forretningsbrug tilsiger, derunder at de i lovgivningen og vedtægterne fastsatte regler om regnskabets opgørelse iagttages.

§ 18. Bestyrelsens godkendelse af regnskab

§ 18.1. Den af kassereren endeligt udarbejdede, underskrevne årsrapport, der er revideret og påtegnet af revisionen, gennemgås på regnskabsmødet og efter vedtagelse af overskuds- eller tabsdipositioner, underskrives af den samlede bestyrelse i den endelige godkendte form.

§ 18.2. Dette regnskab forelægges til godkendelse på foreningens ordinære generalforsamling.

§ 19. Revisors pligter

§ 19.1. Selskabets revisor skal efter behov deltage i bestyrelsesmøderne.

§ 19.2. Foreningens revisor har endvidere pligt til, ved underskrift af nærværende forretningsorden, at erklære sig bekendt med indholdet, herunder erklære, at han uden ugrundet ophold, hvis han under sit arbejde for foreningens som revisor eller i anden forbindelse bliver gjort bekendt med forhold, som kan have betydning for foreningens virke, herunder evnen til at overleve, straks at underrette alle bestyrelsesmedlemmer på deres private adresser ved anbefalet skri-velse.

§ 19.3. Revisor må således ikke lade sig holde hen af Formanden eller afvente Formanden redegørelse, hvis forholdene er af en karakter, der kræver, at bestyrelsen er underrettet.

§ 19.4. Revisor har endvidere pligt til direkte på bestyrelsesmedlemmernes private adresse at frem-sende kopi af indførsler i revisionsprotokollen, således at dette ikke afventer det førstkommende bestyrelsesmøde. Denne pligt skal opfyldes straks.

§ 20. Revisionsprotokol

§ 20.1. Revisionsprotokollen skal være til stede ved samtlige bestyrelsesmøder. Protokollen forelæg-ges på hvert bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen skal tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for, at denne af hvert et bestyrelsesmedlem underskrives.

§ 20.2. Føres protokollen efter et løsbladsystem, forsynes hver side med formandens initialer eller sikres på anden betryggende måde mod indstikning eller andre forfalskninger.

§ 21. Revision af forretningsorden

§ 21.1. Nærværende forretningsorden vil være at optage til revision, når det skønnes fornødent, dog mindst hvert 4. år, altså første gang i 2017.

§ 21.2. Ændringer kan ske, såfremt et flertal af bestyrelsesmedlemmer, herunder formanden, stemmer for.

§ 22. Vedtagelse og underskrift

Nærværende forretningsorden er vedtaget af bestyrelsen i Udvikling Nord, den 15. august 2015.